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Anagrafiche e CRM (Clienti, Fornitori, Risorse Umane, Agenti, Agenda, Rubrica telefonica, Campagne, etc..)
I dati comuni a molte delle procedure utilizzate del programma si trovano negli Archivi e nelle Tabelle quali clienti, fornitori etc. È possibile non solo inserire, ma anche modificare e stampare i dati di tipo prevalentemente anagrafico qui memorizzati. Da ogni schermata è possibile avere sotto controllo, tramite query incrociate, la situazione contabile, gli storici, i saldi attivi e passivi e tutte le informazioni rilevanti di ogni anagrafica. Gli agenti possono venir gestiti tramite calcolo delle provvigioni basato sul fatturato, sul fatturato saldato o sull’ordinato. E’ possibile definire varie soglie per il calcolo delle provvigioni e registrare automaticamente in contabilità i pagamenti. Il sistema può essere tramite il modulo CRM anche interfacciato ad un centralino Voip per gestire le chiamate dal proprio apparecchio telefonico direttamente dal programma. La gestione delle risorse Umane consente di anagrafare tutte le risorse aziendali in base alla tipologia di contratto, avere sotto controllo le attività su cui sono impiegate, i costi, le presenze, l’FTE (Full Time Equivalent), raffronti tra presenze erogate e presenze previste, etc..
E’ possibile tenere traccia di tutti i beni assegnati alle risorse umane ed è possibile visualizzare costi e ricavi della risorsa al fine di poter misurare la redditività della risorsa umana.
Il sistema gestisce l’Albo Fornitori e la qualifica dei fornitori ai fini dei processi di qualità ISO 9001.
Nella anagrafica dei clienti è possibile memorizzare tutti i contatti e i riferimenti del cliente.
Logistica/Magazzino (Gestione materiali/servizi, Gestione Inventari, Ricezione merce, Spedizione da magazzino, Mappatura Magazzini, Prima nota magazzino, Causali magazzino, Gestione listini, movimenti Intramagazzino, Riconciliazioni, Richieste di trasferimento, Lotti, Matricoli, Tracciabilità e Rintracciabilità, etc..)
La gestione magazzino è predisposta per il Multimagazzino: gestione di più depositi, di reperti di lavorazione o di terzi lavoranti. La codifica dell’articolo avviene con un codice alfanumerico, è permesso poter inserire codici parti molto lunghi comprensivi del codice cliente e gestire articoli alternativi. E’ previsto una classificazione articoli per classe merceologica. Le ricerche dell’articolo sono predisposte tutti i campi. Con ogni movimento avviene l’aggiornamento in tempo reale delle giacenza nei vari reparti e/o terzi lavoranti. E’ possibile ottenere la stampa delle situazioni sotto scorta, e quella delle previsioni di carico e scarico tramite Portafoglio Ordini Clienti e Fornitori ( della Gestione Vendite ed Acquisti ) per articolo. Le valorizzazioni gestionali possono essere effettuate scegliendo tra i metodi FIFO, LIFO ed al valore medio. Sono disponibili varie stampe riassuntive.
E’ gestito il serial number di ogni articolo, qualora venga richiesto dall’anagrafica articolo, e la gestione degli articoli composti tramite una distinta base semplificata. Sono previste la gestione e la stampa di documenti di trasporto o accompagnamento e bolle. E’ possibile lavorare con codice EAN e stampare le etichette degli articoli. Il sistema gestisce più sezionali e bollettari.
E’ possibile gestire i lotti e la loro tracciabilità e rintracciabilità.
Ciclo acquisti/vendite (Richieste di offerta/preventivo, Offerte/Preventivo Clienti-fornitori, Ordini clienti-fornitori, Categorie contratti, Contratti clienti, Contratti Fornitori, RDA, completa gestione del processo di qualità ISO 9000, etc..)
Indispensabile per una corretta gestione della preventivazione e l’acquisizione delle conferme dell’ordine. Permette di programmare la disponibilità dei prodotti per data di consegna prevista e, a valle, facilita l’emissione dei documenti di spedizione delle merci e l’evasione dei servizi. E’ possibile proporre un’introduzione delle richieste d’offerta, effettuare la compilazione del preventivo e dell’evasione della richiesta d’offerta, la stampa preventivi e conversione preventivo in conferma ordine, interrogazioni varie per cliente e per preventivi non confermati. Nel corpo del documento si possono inserire a piacere annotazioni su più righe; le righe di dettaglio si riferiscono normalmente ad articoli codificati anche se non sono indispensabili. Il modulo consente la gestione dello stato dell’ordine: in essere, evaso. Inoltre si può ottenere un Portafoglio ordini in essere e/o assunti, distinto per ordine o articolo o cliente. In ogni momento si può verificare lo status dell’evasione dell’ordine, con dettaglio delle righe dei documenti di consegna evadenti(tipo numero e data documento, numero riga, quantità evasa). E’ possibile scannerizzare i documenti di ordine spediti dal cliente. E’ possibile definire dei template standard per le offerte di servizi ed invece agganciarsi al modulo di magazzino per la vendita di beni e materiale in scorta. Il sistema consente di poter definire sugli ordini varie modalità di fatturazione basate a SAL, a date, a percentuali di avanzamento, etc.. e varie modalità di pagamento.
E’ gestita la revisione delle offerte emesse nel ciclo attivo.
E’ possibile definire contratti attivi e passivi ricorrenti che generano scadenze extra contabili per una precisa analisi dei flussi finanziari e per poter andare in automatico in fatturazione alla scadenza prevista del relativo rateo.
E’ possibile definire RDA (Richieste di acquisto) in modalità automatica con calcolo del miglior prezzo e generazione automatica degli ordini a fornitore o RDA manuali.
Fatturazione (Fatturazione attiva, Fatture Passive, Liquidazioni IVA, Libri IVA, Banche/Cassa, Archivio Banche Italiane, Condizioni di pagamento, Codici IVA, Valute, Vidimazioni libri, Scadenzari, Gestione percipienti, F24, etc..)
Fatturazione è uno dei moduli base della linea, indispensabile per una corretta gestione del magazzino e la fatturazione di tutte le aziende operanti sia all’ingrosso che al dettaglio, in regime di Contabilità Semplificata oppure Ordinaria. L’applicazione si basa su un’architettura innovativa che permette di determinare i tipi di documento utilizzati dall’azienda. Il modulo è dotato di documenti standard parametrici, pensati per le necessità più diffuse; poi dall’analisi dei dati reimpostati si possono creare i propri tipi di documento, definire dei tipi di documento utilizzati con numerazioni personalizzabili. Sono previste la gestione e la stampa di fatture accompagnatorie, fatture, fatture in sospensione d’imposta, fatture con Iva ad esigibilità differita. Possono essere gestiti più registri ed è possibile anche interfacciare il sistema ad un portale e-commerce tramite il modulo di e-ecommerce. La fatturazione immediata o differita può essere effettuata raggruppando o meno più bolle o DDT su una fattura ed è contemplata la gestione di più destinatari / depositi per ciascun cliente. La registrazione fatture ed effetti in Contabilità avviene in modo automatico. E’ possibile fatturare da contratto, da DDT o da ordine, da help desk, da commessa, da timesheet. Viene calcolato anche il margine operativo lordo (MOL) per ogni fattura emessa, in automatico dal sistema in base ai costi consuntivati su tali beni o servizi venduti. Il sistema gestisce piu sezionali IVA. Il sistema prevede la fatturazione in qualsiasi valuta e gestisce i cambi alla data. La fatturazione passiva è possibile effettuarla direttamente o da da contratto, da DDT o da ordine. Il sistema calcola l’IVA e le liquidazioni ed è possibile inserire gli F24 direttamente sul sistema e stamparli. E’ possibile generare la liquidazione annuale Iva direttamente dal sistema, quadrare i mastrini Iva con i libri Iva, stampare i libri ed i registri Iva.
Il sistema contiene l’anagrafica di tutte le banche nazionali con relativi ABI e CAB e consente di tracciare gli estratti conto dei c/c bancari e riconciliarli con un semplice movimento di spunta con la prima nota. Gestisce gli effetti e Ri.Ba anche con la generazione di file specifici da inviare in banca.
E’ possibile operare nelle fatture anche a livello di riga con riferimenti a Commesse e a centri di costo/ricavo.
e-click! consente di gestire con casuali contabili opportunamente create, la gestione automatizzata degli anticipi fatture e dei relativi rientri e/o storni. E’ possibile avere immediatamente la lista delle fatture anticipate ed è possibile gestire i conti correnti anticipi.
Contabilità Generale (Tipi di pagamento, Libro giornale, Mastri, Conti, Sottoconti, Schede contabili, Causali contabili, Scadenzario, Prima nota, Piano dei conti, Ri.Ba, Bilanci, Aperture/Chiusure di esercizi contabili, Riclassificazioni di bilancio, Parametr. riclassificazioni, Modello F24, Gestione dei percipienti)
Contabilità Generale è il modulo espressamente studiato e realizzato per la tenuta delle scritture contabili ed I.V.A. di tutte le aziende operanti sia all’ingrosso che al dettaglio, in regime di Contabilità Ordinaria. Il piano dei conti è sviluppato su tre livelli (ma è possibile lavorare su riclassificazioni di bilancio fino a 9 livelli) ed è facilmente personalizzabile per una Contabilità ad hoc che può essere costantemente monitorata con stampe sintetiche o analitiche. Ogni visualizzazione di un mastrino contiene anche i riferimenti alle commesse al fine di poter raggruppare e visualizzare i dati analitici già dalla contabilità generale. Le anagrafiche clienti e fornitori generano automaticamente il corrispondente conto nel piano dei conti e sono facilmente consultabili anche sotto forma di rubrica con in evidenza l’elenco delle persone da contattare. Inoltre è possibile in ogni momento verificare la situazione del rapporto tra l’azienda e il cliente o il fornitore (ad es. situazione pagamenti). Per le registrazioni complesse è possibile definire i conti interessati o strutture (ad es. la registrazione degli stipendi ) così da permettere la compilazione delle scritture contabili in modo semplice e guidato. Con una sola operazione si memorizza una fattura ai fini contabili, in scadenziario e ai fini I.V.A., in quest’ultimo caso con possibilità di sfasamento temporale tra registrazione e competenza. In e-click! 3.0 ogni documento contiene tre riferimenti di data: data documento, data registrazione e data competenza.
Il sistema gestisce i percipienti, i professionisti, le casse e genera i pagamenti mensili F24 relativi alle ritenute d’acconto da pagare, le dichiarazioni 770 e le certificazioni annuali dei percipienti.
La Prima Nota consente vari automatismi nella registrazione delle scritture contabili ed è generabile da causali contabili autonomamente parametrizzabili.
Viene effettuato il calcolo e la stampa della situazione periodica I.V.A. e con riepilogo finale, disponendo così anche di una stampa riassuntiva per la dichiarazione Annuale I.V.A. E’ possibile avere la stampa dei moduli F24, il pagamento in automatico, il modulo consente la gestione degli effetti attivi con la creazione del corrispondente file Ri.Ba. e l’invio telematico tramite file CBI. E’ possibile effettuare il ricalcolo del Bilancio in qualsiasi periodo dell’anno; il Bilancio completo è calcolato dalla prima nota di lavoro e dalle scritture dei conti d’ordine con possibilità di integrazione manuale; possono essere stampati più prospetti di bilancio, incluso il Bilancio CEE riclassificato secondo la IV direttiva e bilanci analitici e sintetici riclassificati. Lo scadenziario consente inoltre di calcolare in maniera preventiva l’andamento del cashflow in visualizzazione grafica (sia con scadenze contabili che extra contabili provenienti dagli ordini di acquisto e di vendita che dai contratti attivi e passivi).
Contabilità Analitica (Centri di costo, ricavo, Commesse, Analisi centri, Analisi scostamenti prev./cons., Risorse umane, Profili, Progetti, Parametrizzazioni centri, Forecast, Consuntivi)
Come ben noto, il controllo di gestione nasce quando l’azienda avverte l’esigenza di seguire costi e ricavi divisi per settore. Il modulo fornisce un sistema di controllo e di verifica dei costi e dei ricavi per voce di conto, centro di costo e commessa prevedendo l’integrazione di dati extra contabili e/o automatizzando la generazione di scritture di prima nota analitica direttamente da driver impostati sulle scritture di prima nota contabile.
Il sistema consente di impostare un piano dei conti analitico fino a 9 livelli di profondità, popolato dalle scritture automatiche e manuali della prima nota analitica. E’ possibile produrre bilanci analitici e riclassificazioni di bilanci analitici. e-click! consente di poter creare una alberatura di centri (costo, ricavo, profitto ed investimento) dove far confluire secondo vari drivers e regole da impostare costi e ricavi provenienti dalle scritture analitiche.
E’ possibile avere le stampe dei bilanci di contabilità analitica per centro di costo, per commessa o per tutta l’azienda. I dati possono provenire dalla logistica, dalla contabilità, dall’ordinato o dalle commesse. Possono essere anche inseriti movimenti di contabilità analitica liberi. E’ possibile calcolare bilanci analitici e ottenere margini operativi tramite criteri di direct costing o full costing. Esistono statistiche per report per il calcolo dei margini lordi e operativi per commessa. Le commesse possono essere interne o esterne. E’ previsto un piano dei conti analitico e un piano dei conti dei centri di responsabilità. Il sistema gestisce un conto economico analitico e di commessa.
E’ possibile visualizzare da cruscotti la valorizzazione dei costi e ricavi di commessa e del relativo MOL.
Le commesse, aggregabili in gruppi denominati progetti, possono essere create indipendentemente se esiste o meno una offerta già emessa ed è possibile allegare documenti di qualsiasi tipo alla anagrafica di commessa.
Ogni commessa è composta da vari task, visualizzabili in un Gannt, a cui possono essere associati risorse, tempi, costi.
Modulo controllo di gestione (Budget, Forecast, Gestione Business Units, Gannt di progetto, Earned Value Analysys, Analisi costi delle risorse, Cruscotti di Commessa, etcc )
Il programma gestisce la pianificazione dei budget di entrata e/o di uscita a livello mensile, una serie di stampe che permettono il confronto tra budget pianificato e dati consuntivi con calcolo degli scostamenti in percentuale e valore assoluto e soprattutto con la consuntivazione automatica ai dati di fine mese rispetto il forecast attivo.
Il sistema consente anche di monitorare le Business Units aziendali e la redditività delle stesse classificando le commesse all’interno di BU specifiche e visualizzando le relative voci di costi, ricavi e marginalità lorde.
E’ possibile avere dei cruscotti di commessa evoluti contententi per ciascuna commessa l’analisi dell’ordinato, del fatturato, del budget, del consuntivato, Ebit ed EbitDA di commessa, FTE delle risorse allocate, conto economico di commessa, etc..
Click! 3.0 mette a disposizione potenti strumenti di controllo dei progetti e dei task assegnati alle risorse impiegate. Un Gannt integrato con i timesheet e la contabilità, la produzione dell’Earned Value Analysys per poter monitorare in tempi e costi la redditività di un progetto ed il suo stato avanzamento, etc..
Produzione (Distinte base, Fasi, Cicli lavorazione, Processi, Commesse, Macchinari, Conto lavorazione, Pianificazione, progetti, Attività)
Il modulo di Programmazione della Produzione ha una distinta base che distingue i vari cicli di lavorazione in cicli base e cicli alternativi, i cui componenti possono essere utilizzati in uno o più cicli e per ogni componente si può indicare in quale ciclo è utilizzato e la percentuale di scarto standard. Ad ogni distinta base è collegata una scheda di lavorazione che elenca le lavorazioni necessarie, le quali possono riferirsi a diversi cicli di lavorazione ed essere prestazioni elementari, prevedere l’utilizzo di una macchina, di più macchine in serie o di una macchina fra quelle in un gruppo. E’ possibile definire all’interno di ogni ciclo delle fasi e gestire il contro lavorazione. Il modulo è direttamente integrato in fatturazione per fatturare le commesse completate o i cicli completati e in logistica per la gestione del conto lavorazione con i DDT di carico e scarico.
WorkFlow Management: E’ possibile integrare nel sistema la gestione del workflow con cui è possibile definire i processi con cui abilitare e confermare l’evasione e l’accettazione dei documenti in base a criteri e permessi variabili in base alle autorizzazioni del personale dell’azienda. Tale sistema è molto elastico e consente un ampia personalizzazione e tracciabilità del workflow e dell’intero processo. Consente inoltre la scannerizzazione di documenti e la possibilità di allegare tali le immagini ai documenti. Esternamente è possibile collegare un modulo OCR per la catalogazione delle informazioni della immagine scannerizzata. La modifica del workflow e dei processi avviene utilizzando il linguaggio QPL e una serie di parametrizzazioni a livello di profilazione degli utenti.
Help desk (inserimento chiamate call center, gestione chiamate, gestione tecnici, parametrizzazione, pianificazione interventi, etc..)
Il modulo consente la gestione delle chiamate di help desk da parte dei clienti, gestiti tramite vari profili di assistenza, contratti e tariffari. Gestisce la pianificazione degli interventi dei tecnici, la gestione della fatturazione automatica delle chiamate chiuse. E’ completamente integrato con il magazzino per le riparazioni, per la gestione del laboratorio e delle garanzie. Fornisce un metodo flessibile per trattare le richieste di un call center. Il lavoro iniziale di parametrizzazione consente un efficiente gestione e minimo sforzo di tutto il sistema help desk. Il sistema si basa sulla ricezione di chiamate di intervento e lo smistamento automatico per competenza ad un team solver ed ad uno o più solver specifici. Le richieste potranno venir risolte, inoltrate o lavorate fino a chiusura. Esistono dei timeout per l’inoltro automatico a livelli superiori e criteri parametrizzabili di smistamento. Insieme alla gestione contratti, consente di tenere sotto controllo la gestione dei contratti di manutenzione, le chiamate di intervento e i contratti di assistenza.
Archivi di base (Banche, Codici IVA, Aspetto merci, Classi merceologiche, Zone di Cons., Sedi aziendali/punti vendita, Giri, Valute, Comuni, Spedizioni, Vettori, Condizioni di pagamento, Marche, etc..)
Così come per l’anagrafica i dati degli archivi di base sono comuni a molte delle procedure utilizzate del programma e utilizzano tabelle quali banche, valute, etc. È possibile non solo inserire, ma anche modificare e stampare i dati di tipo prevalentemente anagrafico qui memorizzati.
Gestione vendita al banco e modulo comande (Vendita al banco, gestioni tavoli, touch screen, statistiche vendite)
E’ possibile interfacciare un registratore di cassa e gestire la vendita al banco tramite lettore barcode. La gestione della chiusura giornata con la scrittura del movimento di prima nota e la gestione del registro dei corrispettivi avvengono in maniera automatica. I nuovissimi terminali palmari eseguono la raccolta elettronica delle comande inviandole via radio al computer. Esiste anche un modulo dedicato ai ristoranti ed ai pub che si interfaccia al sistema tramite terminali wireless in radio frequenza. Dotati di un display grafico a “Touch screen” permettono di accedere alle funzioni attraverso icone e pulsanti, toccando semplicemente il display. Le comande raccolte vengono automaticamente inviate e stampate ai vari punti di preparazione: cucina, bar, pizzeria, ecc. . Simultaneamente alla stampa le comande vengono addebitate al tavolo relativo ottenendo l’immediato consolidamento del conto. Gestione operazioni di cassa rapide e semplici: il conto del cliente è immediatamente disponibile sia a video che in stampa. Tutte le operazioni di comanda e di cassa sono automatiche permettendo l’ottimizzazione delle risorse umane. Tutte le attività del locale sono controllate in tempo reale: le sale, i tavoli, le prenotazioni, i luoghi di preparazione, il magazzino, ecc.. E poi possibile avere statistiche sulle vendite per tavolo, cameriere, prodotto, categoria merceologica, etc…
Modulo rendicontazione e timesheet Web (curriculum, risorse, rendicontazioni, parcelle, rit. Acconto, fatturazione, ins. buste paga, dich. Annuali, statistiche)
Questo modulo consente di gestire il personale in maniera integrata con la contabilità analitica e la contabilità generale. Consente la rendicontazione del personale per profilo su ogni commessa aperta e quindi il calcolo dei costi per commessa. Contiene un workflow di approvazione da parte del PM per la validazione anche parziale del timesheet. Si integra direttamente con il modulo di help desk per la pianificazione del personale e delle risorse umane e con la fatturazione per la fatturazione degli interventi chiusi e delle attività da fatturare. Gestisce le attività, dichiarazioni 770, parcelle e ritenute d’acconto. E’ integrato completamente con la contabilità generale, per esempio per l’inserimento delle buste paga tramite importatori o manualmente.
Amministrazione (Writer, Gestione Utenti e permessi, Backup, Restore, Impostazioni Generali, Esercizio, Configurazione Stampe, Aperture e chiusure fiscali)
Iin questa sezione del menu è possibile effettuare operazioni di manutenzione quali backup e recovery, customizzare il layout di Click!, definire modalità di accesso ad Click! attraverso vari profili utenti, dall’amministratore del sistema al semplice operatore. E’ possibile avere a disposizione un modulo di videoscrittura. E’ possibile modificare e creare qualsiasi modello di stampa direttamente dal menù Stampe.
DSHB (DSHB)
Il modulo DSHB è un modulo per la creazione avanzata di Statistiche. Il modulo è altamente personalizzabile e consente la creazione ed il salvataggio di statistiche più o meno complesse, tramite un tool visuale facilmente utilizzabile. E presente anche un data warehouse per l’analisi multidimensionale dei dati OLAP.